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Comment gérer des documents sur un Mac

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Soyez en mesure de suivre vos documents. La’Traçabilité’, il est important pour vous d’enregistrer tout l’historique de navigation de vos documents partagés, comme qui et quand ils ont été consultés par votre coéquipier, et vos collègues. En vérifiant l’historique de navigation dans le logiciel de gestion documentaire, vous verrez tous les chiffres relatifs à toutes les activités relatives à vos documents.

Pouvoir les récupérer. Mark and retrieval, le deuxième facteur de gestion des documents sur Mac. Pour que vous puissiez trouver vos fichiers quand vous en avez besoin, faire un symbole est essentiel, eh bien, pour les utilisateurs de Mac,’Spotlight’ est assez simple pour tout trouver, comme les titres, la date de création du fichier, etc. De plus, les’Métadonnées’ aident beaucoup. Les’Métadonnées’ contiennent beaucoup d’informations du document, comme le sujet, les auteurs, le type, le temps, la taille ou l’ISBN, etc. Pour ces méta-informations, vous pouvez utiliser pour trouver des références en utilisant le logiciel de gestion documentaire. En utilisant les’DMS’ et les’Meta data’, vous pouvez retrouver vos fichiers par sujet, type, taille, date, ou même n’importe quel mot-clé dans le contenu ! Aussi simple que l’utilisation d’un projecteur !

Ayez la sécurité. Comment faire en sorte que votre création ou vos fichiers personnels soient piratés, ou publiés partout sur Internet ? Il y a deux méthodes pour y parvenir. Vous pouvez modifier le privilège sous l’utilisation du fichier. Vous pouvez également le placer facilement dans le dossier Sécurité du logiciel de gestion de documents, qui ne peut être ouvert que par votre mot de passe personnel.

Avoir une méthode de distribution. La’Distribution’, en tant qu’entreprise ou projet d’aujourd’hui, nous ne pouvons pas simplement garder nos créations dans notre Mac, nous avons besoin de publier ou d’envoyer les documents à d’autres parents. L’un des aspects importants du système de gestion des documents est de savoir comment livrer notre travail à d’autres en toute sécurité et correctement. Habituellement, il y a trois méthodes différentes : 1).Imprimer ; 2).réseau ; 3).copie papier. Et la façon la plus pratique, la plus rapide et la plus respectueuse de l’environnement est de partager votre document par réseau. Il existe de nombreux services de partage de documents Internet gratuits et célèbres, comme Google doc et slideshare.com. De plus, le partage des fichiers au sein d’un réseau local ou d’un réseau de bureau est également nécessaire. Normalement, avec une liste de partage intelligente dans un bon logiciel de gestion de documents supporte tous les moyens et méthodes de sortie.

Disposez d’un emplacement central pour stocker vos documents. Où stockez-vous vos documents et dossiers ? Il est facile d’enregistrer un fichier sur le bureau, ou tout autre dossier à portée de main, mais ce sera un cauchemar si vous récupérez les fichiers la prochaine fois. Ainsi, la toute première chose à faire est d’entreposer les documents dans un endroit où vous les entreposerez toujours. Même si cela ne coûte que quelques clics de plus. En faisant cela, vous avez jeté les bases de la gestion des documents sur Mac.

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