Comment choisir une agence de recouvrement de créances commerciales

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p>Si vous êtes propriétaire d’une entreprise et qu’on vous doit une dette, la recouvrer vous-même peut s’avérer un processus difficile. Au lieu d’essayer de retrouver vos débiteurs et de recouvrer le montant dû, vous pourriez envisager d’engager une agence de recouvrement commerciale. Ces agences travailleront en votre nom pour retrouver vos débiteurs, recouvrer les montants dus et vous les retourner. Avant de décider si l’embauche d’une agence de recouvrement de créances commerciales vous convient, il peut être utile d’en savoir plus sur ce qu’ils font, comment ils le font et quels frais ils peuvent exiger.

Calculez la taille et la fréquence moyennes de vos besoins de recouvrement de créances. En règle générale, une grande entreprise ayant un grand nombre de dettes ou une valeur de dette élevée voudra travailler avec une agence de recouvrement d’une taille similaire. Il en va de même pour les petites entreprises. Dans la plupart des cas, les petits organismes peuvent traiter jusqu’à 100 demandes annuelles pour des montants inférieurs à 1 000 $. Par contre, vous devrez embaucher une grande agence si vous avez plus de 1 000 réclamations annuelles ou si vos réclamations sont généralement d’un montant supérieur à 25 000 $.

Vérifiez les qualifications et les titres de compétences de l’agence. Vous voudrez vous assurer que l’organisme que vous envisagez de créer est dûment certifié et qu’il possède les titres de compétence nécessaires. Malheureusement, il se peut que certaines agences ne soient pas qualifiées ou ne détiennent pas les titres de compétence requis, ce qui pourrait créer une responsabilité potentielle pour votre entreprise. Demandez toujours à voir la preuve des qualifications et des titres de compétence d’un organisme avant d’engager ses services.

Comprendre l’objectif de l’agence. Toutes les agences de recouvrement de créances commerciales n’auront pas les mêmes domaines d’intérêt et d’expertise. Il peut également y avoir des différences dans l’orientation de l’organisme en fonction de sa taille. Faites des recherches et apprenez-en davantage sur les priorités de l’organisme pour savoir s’il répond bien à vos besoins.

Demandez comment vous pouvez suivre votre dossier et rester en communication. La plupart des agences de recouvrement de créances commerciales vous offriront des moyens pratiques de suivre leurs efforts de recouvrement. Vous devriez également pouvoir communiquer avec l’organisme chaque fois que vous avez une question ou que vous voulez obtenir une mise à jour sur votre cas. Renseignez-vous sur la façon dont vous recevrez vos rapports et sur la façon dont vous pouvez communiquer avec l’agence avant de conclure l’entente.

Comprendre les frais et les coûts de l’agence. Une fois que vous aurez trouvé une agence qui répond à vos besoins et qui est qualifiée pour travailler, vous voudrez vous renseigner sur son processus de facturation. La politique de facturation exacte varie d’une agence à l’autre. Cependant, il y a deux méthodes principales que les agences de recouvrement de créances commerciales utiliseront pour percevoir leurs frais :

Soyez clair sur les paramètres de recouvrement des créances de l’agence. Lorsque vous établissez un contrat avec votre agence de recouvrement, assurez-vous qu’elle connaît vos limites en matière de recouvrement de créances et de relations avec les clients. Par exemple, peuvent-ils escompter la dette pour le paiement ? Dans l’affirmative, de combien et à quel moment ? Peuvent-ils poursuivre le créancier en justice s’ils continuent d’ignorer les avis de recouvrement ? Pensez à la façon dont vous aimeriez que vos clients soient traités et ajustez vos attentes à l’égard de l’agence de recouvrement de façon appropriée.

Trouvez une agence avec les bonnes capacités. Différents organismes auront des capacités différentes en fonction de leur taille, de leur emplacement, de leur histoire et de leur orientation professionnelle. C’est une bonne idée d’en apprendre davantage sur ce qu’une agence de recouvrement de créances commerciales peut faire pour vous avant de travailler avec eux.

Renseignez-vous sur l’expérience passée de l’agence. En apprendre davantage sur les réussites et les expériences passées d’un organisme peut être un bon moyen de déterminer si elles vous conviennent. Vous serez en mesure de savoir depuis combien de temps ils sont en activité, dans quelle mesure les anciens clients ont bien évalué leurs services et dans quelle mesure ils sont susceptibles de vous fournir des services utiles.

Évaluez votre besoin d’une agence de recouvrement. Les agences de recouvrement aident les entreprises à recevoir le paiement des dettes qui leur sont dues par leurs clients. Ces agences sont généralement appelées lorsqu’un compte reste impayé pendant un certain temps après la période de paiement autorisée dans le contrat avec le client. Les entreprises qui ont un nombre important de comptes impayés ou un montant important d’argent perdu dans ces comptes peuvent trouver que l’embauche d’une agence de recouvrement est une partie essentielle de leurs activités. En général, vous devrez faire appel à une agence de recouvrement si :

Choisir une agence ayant une approche appropriée en matière de recouvrement. Une autre chose à rechercher dans une agence, c’est son approche en matière de recouvrement. Sont-ils sévères mais polis ou utilisent-ils la peur et l’intimidation pour atteindre leurs objectifs de collecte ? N’oubliez pas que votre agence de recouvrement est un prolongement de votre propre entreprise lorsqu’elle interagit avec vos clients. Une main lourde peut faire fuir de bons clients qui éprouvent des difficultés temporaires et peut même vous exposer à des responsabilités potentielles.

Assurez-vous que l’agence est agréée. Les agences de recouvrement de créances commerciales devront détenir un permis approprié avant de pouvoir commencer à travailler avec les clients. Si une agence que vous envisagez de créer n’est pas titulaire d’un permis, vous voudrez peut-être chercher ailleurs. Avant de travailler avec une agence de recouvrement, assurez-vous toujours qu’elle possède les licences nécessaires et à jour.

Déterminez si vous avez besoin d’une agence de recouvrement commerciale ou de consommateurs. Les agences de recouvrement sont divisées en deux grandes catégories, selon le type de personnes auprès desquelles elles perçoivent les paiements : les consommateurs et les entreprises. Les agences de recouvrement commerciales se spécialisent dans le recouvrement auprès des entreprises, tandis que les agences de consommation se concentrent sur les particuliers. Toutefois, certains organismes sont capables de traiter efficacement les deux. Si vous avez principalement des clients d’un seul type, vous devriez engager une agence spécialisée. S’ils sont répartis assez également, songez à retenir les services de deux agences de recouvrement distinctes ou d’une agence qui peut s’occuper des deux.

Renseignez-vous sur les services offerts par l’entreprise. Une fois que vous aurez trouvé une agence de recouvrement de créances commerciales potentielle, vous devriez en apprendre davantage sur les services spécifiques qu’elle offre. Tous les organismes n’offrent pas les mêmes services, ce qui fait que certains sont mieux adaptés que d’autres. Renseignez-vous sur les services offerts par un organisme pour savoir s’il s’agit du bon pour votre entreprise.

Profitez d’avantages supplémentaires. Certains organismes peuvent offrir des avantages supplémentaires que vous ou vos employés pouvez utiliser. Ces avantages peuvent vous aider, vous et votre équipe, à en apprendre davantage sur le recouvrement de créances et sont souvent une belle démonstration de l’engagement de l’agence envers le service à la clientèle. Renseignez-vous sur ces exemples de programmes supplémentaires pour tirer le meilleur parti de votre agence de recouvrement de créances commerciales :

Déterminez l’âge des dettes que vous devez recouvrer. Un autre facteur important à considérer est l’âge de la dette que vous recouvrez. Le recouvrement d’une créance en souffrance depuis 120 à 180 jours est complètement différent du recouvrement d’une créance nouvellement en souffrance. Évaluez l’âge moyen de vos comptes en souffrance. Ce chiffre peut être utilisé plus tard pour localiser une agence spécialisée dans cet âge de la dette.

Vérifier les politiques et l’éthique de l’organisme. Le recouvrement de créances peut être un processus difficile et vous voudrez vous assurer que l’organisme avec lequel vous travaillez le fait de façon éthique. C’est aussi une bonne idée de s’assurer que l’agence respecte les normes fédérales en matière de recouvrement de créances. Le fait de savoir que l’agence recouvrera vos dettes de façon éthique peut vous aider à protéger votre entreprise et à avoir l’esprit tranquille.

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