Comment devenir votre propre adjoint exécutif

Organisez vos processus pour la correspondance entrante, en particulier le courrier électronique. Voici quelques conseils pour y parvenir. La plupart de ces idées peuvent être configurées sur n’importe quel programme de messagerie :

Établir un système de suivi proactif. Les adjoints de direction sont très doués pour s’assurer que les choses ne passent pas entre les mailles du filet. Il n’y a rien de pire que de demander à un client de vous appeler pour savoir où en est une demande que vous avez laissée de côté. En tant que votre propre E.A., vous devrez créer un système de suivi des demandes des clients et d’autres tâches urgentes. De nos jours, la meilleure pratique est d’utiliser une sorte de système de calendrier électronique (comme Outlook). Pendant votre créneau horaire quotidien dédié à l’aide d’urgence (voir le numéro 1), procédez comme suit :

Comprendre ce que fait un E.A. Pensez aux organisateurs professionnels d’E.A., aux gestionnaires de temps ou simplement aux  » gardiens professionnels « . Un adjoint exécutif gère le flux de travail quotidien, organise et prépare la paperasse, établit les priorités, gère la correspondance entrante (téléphone, courrier et courriel), assure le service à la clientèle en général, et ce n’est qu’un début. En général, un A.E. maintient la santé mentale de votre journée. Une bonne personne peut vraiment agir comme un « alter ego », en prenant votre place dans les réunions et en remplissant des tâches lorsque vous n’êtes pas disponible. Le fait d’être votre propre A.E. limite cette capacité (à moins d’avoir déjà maîtrisé l’art d’être à deux endroits à la fois), mais au moins le fait de connaître les compétences vous permettra de rester organisé du mieux que vous le pouvez.

Programmer une période de temps spécifique chaque jour pour effectuer des tâches de type E.A. C’est le genre de tâches qu’il est facile de remettre à plus tard, mais une fois qu’elles s’accumulent, elles deviennent un projet intimidant et écrasant. Prévoyez du temps (généralement environ une heure) chaque jour (de préférence le matin) pour effectuer l’entretien de base du bureau dont votre entreprise a besoin. Il peut s’agir de remplir des documents, de planifier des réunions, de trier le courrier ou d’examiner les listes de tâches et d’en établir l’ordre de priorité. Il suffit de s’asseoir et de s’occuper de ces choses une par une, avant de s’occuper de « faire des affaires ».

Utiliser les outils du métier. En tant qu’assistant, il est essentiel d’élaborer des routines et des procédures normalisées qui sont suivies rigoureusement et uniformément. Cela vous aidera à rationaliser vos activités quotidiennes. Il est utile d’utiliser une variété de listes de contrôle détaillées pour normaliser la plupart des activités. Par exemple, lorsque vous rassemblez du matériel pour une réunion, passez en revue une liste de contrôle pour vous assurer que vous avez toujours les mêmes choses avec vous. Bien sûr, il y a quelques ajustements mineurs pour chaque réunion, mais les bases restent toujours les mêmes. Prendre le temps de standardiser vos processus dès maintenant vous fera gagner du temps à long terme. Téléchargez des listes de contrôle sur Internet pour vous aider à organiser vos activités. Trouvez une bonne source d’information gratuite qui fournit des articles pratiques, des ressources et des liens utiles pour les Assistants personnels et les Assistants de direction – recherchez sur Internet des conseils ou des astuces pour les assistants personnels.