Comment se défendre lors d’une vérification de l’immigration

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Rassemblez les I-9 pour tous les employés. Sortez tous les formulaires que vous avez et comparez-les à votre liste d’employés pour vous assurer qu’il ne manque aucun I-9.

Apportez toutes les corrections nécessaires. Si l’auditeur constate des défaillances techniques ou procédurales, vous disposez généralement de dix jours pour corriger ces formulaires.

Désigner des administrateurs spécifiques pour compléter les I-9. Seul le fait de permettre à certains administrateurs de compléter des I-9 qui ont reçu une formation complète peut vous aider à contrôler le processus et à éviter les erreurs.

Argumentez votre cas. Lors de votre audience, vous aurez l’occasion de vous défendre contre les réclamations du vérificateur.

Recevez votre notification des résultats de contrôle. Une fois la vérification terminée, vous recevrez un avis de l’ICE vous expliquant ce que le vérificateur a constaté et les mesures qui suivront.

Fournir un manuel écrit. U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) publie un manuel I-9 qui explique les formulaires et comment se conformer aux lois fédérales.

Tenir des séances de formation chaque année. Une formation et des cours de recyclage réguliers pour les administrateurs constituent un moyen de défense important en cas de découverte de divergences au cours d’un audit.

Évaluer chaque I-9. Vérifiez soigneusement chaque section de chaque formulaire à l’aide des lignes directrices énoncées dans le manuel I-9 publié par l’USCIS.

Dresser une liste de tous les employés. Vous devez avoir un I-9 pour tous les employés actuels ainsi que ceux qui ont été licenciés au cours des trois dernières années.

Envisagez de passer un marché avec une société de vérification externe. Un service tiers ayant de l’expérience dans l’audit des I-9 peut trouver des erreurs que quelqu’un de votre propre personnel pourrait manquer.

Établir des politiques pour la création et la conservation des I-9. Le fait d’avoir des politiques normalisées pour le traitement des I-9 et le respect de ces politiques réduit de façon constante le risque de perdre les documents requis.

Recevez votre avis d’inspection (AIP). Le processus d’inspection ICE commence lorsque vous recevez un avis d’intention qui vous oblige à soumettre vos formulaires I-9 pour vérification.

Demander une audience. Si l’ICE vous envoie un avis d’intention de payer une amende (FNI), vous avez le choix de négocier un règlement ou de demander une audience.

Rassemblez vos I-9. Vous n’avez que trois jours ouvrables à compter de la date à laquelle un avis d’intention vous a été signifié pour soumettre vos I-9 au vérificateur.

Songez à consulter un avocat. Si vous craignez que les I-9 que vous soumettez ne passent pas l’examen minutieux, vous devriez communiquer avec un avocat d’expérience dès que possible pour discuter de vos options.

Travailler avec les employés pour compléter les I-9 manquants. Si un employé actuel n’a pas rempli un formulaire I-9, exigez qu’il ou elle remplisse le haut d’un formulaire et soumette les documents appropriés.

Corrigez toute erreur. Plutôt que de simplement demander à l’employé de remplir un nouveau formulaire, vous devez suivre les processus spécifiques établis par USCIS pour corriger une erreur I-9.

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