Comment faire une analyse des coûts

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Énumérez tous les coûts directs du programme que vous évaluez. Les coûts directs comprennent les salaires et les avantages sociaux des membres de l’équipe, les fournitures et le matériel, ainsi que le mobilier et les accessoires nécessaires. Selon le type de programme ou de service offert, il se peut que vous ayez aussi des frais de contrat, de licence ou d’assurance.

Déterminez la perspective de votre analyse des coûts. En plus de savoir pourquoi vous avez besoin d’une analyse des coûts, vous devez également savoir à quel coût vous allez procéder. Cela déterminera les données que vous recueillez et la façon dont vous les classifiez.

Tenir compte des coûts cachés. Selon votre organisation et le programme que vous évaluez, il peut y avoir des coûts supplémentaires qui n’apparaîtront sur aucune feuille de budget ou dossier financier. L’inclusion d’estimations de ces coûts dans votre analyse donnera plus de crédibilité à votre évaluation.

Définissez la période que vous souhaitez exploiter. La façon dont vous catégorisez et calculez les coûts dépend si vous analysez ces coûts à long terme (disons, des mois ou des années) ou à court terme (quelques semaines, ou peut-être même une seule demande).

Différenciez les programmes que vous offrez. La façon dont vous délimitez vos programmes déterminera la façon dont vous répartissez les coûts aux fins de l’analyse des coûts. Si votre organisation gère des programmes très distincts, les divisions peuvent être évidentes. Pour les programmes qui se chevauchent ou qui partagent des ressources, déterminez comment les séparer.

Déterminez pourquoi vous avez besoin d’une analyse des coûts. La portée de votre analyse des coûts dépendra de son objet, de sorte qu’avant de pouvoir déterminer l’ampleur de votre analyse, vous devez savoir à quelles questions finales vous voulez que l’analyse réponde.

Tirez des conclusions à partir de vos constatations. Revenez à l’objet de l’analyse des coûts et déterminez les mesures à prendre. Vous pouvez également inclure des projections ou des estimations des coûts futurs du programme ou du service.

Total des coûts directs du programme. En utilisant l’information contenue dans les dossiers que vous avez recueillis, additionnez les salaires, les fournitures, le matériel et les autres coûts qui s’appliquent uniquement au programme que vous évaluez. Étendez ces coûts sur la période de votre analyse des coûts.

Recueillir les dossiers et les renseignements financiers. Pour chaque type de coût que vous prévoyez inclure dans votre analyse des coûts, prenez note de l’endroit où vous prévoyez obtenir les chiffres pour calculer ce type de coût. Si vous avez besoin d’estimer un coût, dressez la liste des endroits où vous obtiendrez l’information nécessaire pour faire une estimation fiable.

Inclure les coûts indirects. Les coûts indirects comprennent les salaires et les avantages sociaux de l’administration générale ou de la direction, les installations, l’équipement et tout autre élément partagé entre plusieurs programmes ou services. Ce que vous considérez comme un coût indirect dépendra de la façon dont vous avez séparé les programmes ou services offerts par votre organisation.

Affectez les coûts indirects au programme que vous analysez. Pour répartir les coûts indirects, déterminez comment chaque coût peut être réparti entre les différents programmes. Calculez ensuite la proportion de ce coût que le programme utilise.

Calculer l’amortissement des actifs. Si les immobilisations de votre organisation, y compris le mobilier, l’équipement ou les agencements, doivent être utilisés pour mettre en œuvre le programme ou fournir le service que vous évaluez, l’amortissement de ces immobilisations doit être inclus dans vos coûts totaux pour le programme ou le service.

Examiner les rapports d’analyse des coûts antérieurs, s’ils sont disponibles. Si votre organisation a déjà effectué des analyses de coûts dans le passé, utilisez les mêmes méthodes ou des méthodes similaires pour catégoriser les coûts. Cette continuité permet de comparer les rapports et de les rendre plus utiles au fil du temps.

Organisez les coûts de manière à ce qu’ils reflètent le but de votre analyse. En fin de compte, vous voulez que votre rapport d’analyse des coûts soit utile à votre organisation. Plutôt que de vous fier à des catégories financières générales, utilisez des catégories qui reflètent exactement la façon dont votre analyse sera utilisée.

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