Comment rédiger un courriel demandant une rétroaction

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p>Le courrier électronique, comme les autres formes de communication, a sa propre étiquette et ses propres protocoles sociaux. Si vous avez besoin d’écrire un courriel demandant une rétroaction au travail ou à l’école, ou sur un manuscrit écrit, vous devriez tenir compte de la formulation, du moment et de la structure lorsque vous rédigez votre courriel afin de le rendre aussi efficace que possible. Être poli, ponctuel et spécifique dans vos courriels peut vous aider à obtenir les commentaires dont vous avez besoin.

Adressez-vous à la personne la mieux qualifiée pour commenter votre travail. Souvent, il s’agira du gestionnaire immédiatement au-dessus de vous. Dans tous les cas, vous devriez commencer par eux, ou par un collègue ou un collègue de travail plus expérimenté. Ils auront l’expérience pour vous aider et vous donner la rétroaction dont vous avez besoin.

Demandez de la rétroaction sur un devoir ou un examen que vous avez déjà remis. Vous n’avez qu’à envoyer un courriel au professeur et à être poli. Si le professeur a des heures d’ouverture, vous pouvez lui rendre visite ou prendre rendez-vous. Vous pouvez dire : « Cher professeur Smith, je n’ai pas aussi bien réussi mon examen que je ne le pensais. Pourriez-vous m’aider à corriger certaines de mes erreurs pour que je puisse faire mieux au prochain examen ? » Votre professeur devrait généralement répondre favorablement à une telle demande.

N’envoyez pas de manuscrit par courriel à froid. Cela restera probablement sans réponse, à moins que vous ne leur disiez spécifiquement que vous paierez pour leur aide. S’il s’agit d’un auteur célèbre, il est peu probable qu’il réponde à un tel courriel, car il en reçoit une tonne. Demandez d’abord à vos amis, collègues, professeurs, etc. Ils sont plus susceptibles de pouvoir vous aider, et plus susceptibles de vouloir vous aider.

Donnez à votre lecteur le temps de répondre. Si vous avez demandé une rétroaction détaillée sur un manuscrit de roman, ne vous attendez pas à une rétroaction dans la journée ou même dans la semaine. Il faut du temps pour éditer un manuscrit de cette longueur. Si vous avez une date limite à respecter, faites-le savoir à votre lecteur. Vous pouvez aussi simplement leur demander s’ils peuvent faire faire les modifications avant une certaine date. Rappelez-vous qu’ils ont leur propre vie et leurs propres obligations.

Remerciez-les pour leur aide. Si c’est un ami, vous voudrez peut-être lui acheter un cadeau comme une boîte de chocolats, ou simplement lui rendre la faveur à temps. Si c’est un professeur, vous pouvez lui écrire un courriel de remerciement pour lui faire savoir que vous appréciez son travail et son temps. Le fait d’oublier de remercier votre lecteur peut lui donner l’impression d’être utilisé ou non apprécié, et peut le rendre moins susceptible de vous aider dans l’avenir.

Ne posez pas trop de questions. Les clients sont submergés de sondages provenant de presque toutes les entreprises. Si vous voulez vous assurer qu’un client supprime automatiquement votre courriel à sa lecture, remplissez-le d’une tonne de questions. Si vous voulez garder le client intéressé, posez-lui une ou deux questions et n’en parlons plus.

Soyez précis quant à ce que vous attendez de leurs commentaires. Si vous ne voulez que des commentaires positifs, dites-le-leur. Dites-leur si vous avez des commentaires détaillés, locaux ou globaux, et si vous voulez des commentaires esthétiques, grammaticaux ou structurels. Cela peut beaucoup aider votre lecteur à savoir ce que vous attendez de lui.

Posez des questions ouvertes. Plutôt que de poser des questions par oui ou par non, posez des questions qui suscitent des réponses plus complètes. Au lieu de demander : « Recommanderiez-vous à un ami ? », demandez : « Comment nous décririez-vous à un ami ? » Ce genre de questions vous donne plus d’informations dans les réponses qu’une simple question oui/non.

Soyez poli et humble dans le courriel. Vous devriez suivre les normes de votre bureau pour les courriels. L’humilité fait beaucoup pour demander de la rétroaction, mais ne soyez pas si humble que votre patron ou votre gestionnaire pense que vous ne savez rien de votre travail. Encadrez plutôt les questions de manière à montrer vos progrès sur un projet ou une tâche. Cela permettra au patron de savoir que vous n’êtes pas simplement assis sur vos mains en attendant des commentaires. Gardez également à l’esprit les conseils suivants.

Assurez-vous que l’e-mail est compatible avec l’appareil. Le format à une seule colonne est plus souple que celui à plusieurs colonnes. Vous voudrez aussi vous assurer que vos polices ne sont pas trop petites. Vous voudrez que l’email apparaisse à l’avantage sur les ordinateurs portables, les téléphones et les tablettes. Avec tant de gens qui vérifient leurs courriels sur leur téléphone, il est impératif que vous formalisiez vos courriels en conséquence.

Envoyez un courriel à un expert. Si vous avez vraiment besoin de conseils d’experts, envoyez un courriel à un expert que vous connaissez et expliquez votre projet et pourquoi vous avez besoin de rétroaction. Ne soyez pas insistants, mais remerciez-les plutôt gentiment pour leur considération et dites : « Je comprends si vous n’avez pas le temps de me donner une rétroaction. Vous pouvez même leur demander s’ils connaissent quelqu’un qui a le temps et l’expertise nécessaires pour vous aider s’ils ne le peuvent pas.

Gardez ça formel. Parfois, les élèves ont des difficultés avec cela lorsqu’ils envoient leurs premiers courriels aux enseignants. Vous pouvez dire « Bonjour Dr. Smith » ou « Chère Mme Turner. » Si votre professeur vous a envoyé un courriel, ne soyez pas moins formel qu’il ne l’a été. Gardez un ton professionnel. Au lieu de dire : « Hé, que pensez-vous de mon journal ? Ce n’est pas le meilleur, je ne suis pas sûr de comprendre la mission. J’avais des questions spécifiques concernant le journal. »

Envoyez d’abord un courriel à quelqu’un que vous connaissez. Si vous voulez une rétroaction attentive, la meilleure personne pour la donner est quelqu’un que vous connaissez, de préférence un ami ou un collègue. Lorsque vous envoyez un courriel à quelqu’un que vous connaissez pour obtenir une rétroaction, assurez-vous de lui envoyer un courriel comme vous le feriez habituellement. Si vous les appeliez d’habitude, alors vous devriez probablement le faire à la place. N’envoyez pas le manuscrit dans le premier courriel, à moins que vous ne sachiez qu’ils sont susceptibles de dire oui (quelqu’un pour qui vous avez lu un manuscrit, ou quelqu’un qui a offert de lire le vôtre).

Faites savoir au client que vous le contacterez rapidement. Le client a ainsi l’impression que son opinion n’est pas seulement envoyée dans une boîte de réception géante, où elle peut ou non être lue ou prise en compte. Vous obtiendrez probablement aussi des commentaires plus francs, s’ils savent que vous répondrez.

Utilisez les formats de fichiers demandés par votre professeur. Souvent, l’enseignant vous indiquera dans le programme quels formats de fichiers il acceptera pour les devoirs ou dans les courriels. Par exemple, si votre professeur spécifie un fichier.doc, n’envoyez pas de fichier.pdf ou.pages. Si vous n’êtes pas sûr, vous pouvez envoyer un fichier.rtf ou.pdf, ou simplement demander.

Envoyez un courriel de remerciement une fois qu’ils auront répondu. Si les commentaires suggèrent que vous avez besoin de beaucoup d’amélioration ou que votre travail n’est pas à la hauteur, assurez-vous d’inclure un bref énoncé sur la façon dont vous allez le corriger. Donnez-vous le temps de traiter les émotions avant de répondre immédiatement.

N’incluez pas le flash ou d’autres fonctions lentes à charger. Si un client a une connexion lente, il supprimera probablement le courriel immédiatement lorsqu’il verra qu’il ne se charge pas. Rappelez-vous que la rétroaction est souvent plus importante pour vous qu’eux.

N’attendez pas la veille d’un examen ou d’une date d’accouchement pour demander une rétroaction. Non seulement il est peu probable que votre enseignant vous donne une rétroaction si près d’une date d’échéance, mais il est aussi susceptible d’être irrité que vous ayez attendu à la dernière minute pour lui demander une rétroaction. Si vous devez poser des questions de dernière minute, soyez bref, précis et excusez-les. Cela rendra l’enseignant plus susceptible de répondre, en supposant qu’il voit le courriel à temps.

Soyez bref. Ne vous souciez pas d’expliquer tout le contexte de vos questions à moins que le contexte ne soit nécessaire pour ces questions. Par exemple, si vous demandez de la rétroaction sur une prolongation possible, votre enseignant peut avoir besoin de contexte, mais si vous essayez simplement de poser une question au sujet d’un devoir, ne lui racontez pas comment votre chien vous a fait courir en retard et pourquoi vous envoyez un courriel maintenant (à moins que l’heure du devoir soit très proche), ou tout autre sujet qui pourrait être sans pertinence pour le devoir en cours.

Soyez précis dans votre demande de rétroaction. Cela peut vous aider à éviter une rétroaction trop large qui n’est pas susceptible de vous aider dans votre travail. Évitez les questions par oui ou par non, à moins que cela ne soit nécessaire. Au lieu de cela, concentrez-vous sur des parties spécifiques d’un projet qui ont besoin de travail. Essayez de ne pas bombarder votre patron ou votre collègue de toutes les questions que vous pourriez avoir sur votre travail en même temps.

Utilisez une police et un format bien conçus. Vous voulez que votre courriel ait l’air propre et professionnel. Un courriel avec des graphiques de mauvaise qualité ou une police de caractères sans bandes dessinées n’est pas susceptible d’impressionner vos clients. Utilisez plutôt des polices standard comme Times New Roman ou Arial si vous n’êtes pas sûr d’une police, et limitez l’excès de graphiques à un minimum.

Identifiez-vous. Votre professeur peut avoir des centaines d’élèves, surtout s’ils sont professeurs à l’université. Vous devrez inclure votre nom (prénom et nom de famille), votre classe et votre section. Si vous êtes encore au secondaire, cela pourrait signifier vos règles ou votre période de temps. De cette façon, vous ne perdrez pas le temps de l’enseignant à lui faire comprendre qui vous êtes, et il passera plus de temps sur les commentaires dont vous avez besoin.

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